Los profesionales de impuestos pueden proteger los datos de los contribuyentes simplemente mirando alrededor de sus propias oficinas. Los preparadores pueden revisar también los lugares donde almacenan datos. Deben usar un ojo crítico para evaluar si esos datos están seguros. Ellos también deben recordar que los datos no resguardados no siempre estarán en una computadora. De hecho, asegurar los espacios de la oficina son tan importantes como asegurar las computadoras.
Al evaluar qué tan segura es una oficina, los preparadores deben considerar estas seis preguntas. Las respuestas pueden ser muy importantes para ayudar a los preparadores a proteger tanto a sus clientes como a sus negocios.
- ¿Están todos los lugares donde se encuentra la información del contribuyente protegidos de acceso no autorizado y del peligro viable como robo, inundación y tornado?
- ¿Existen procedimientos escritos que impidan el acceso y técnicas no autorizadas?
- ¿Hay información del contribuyente desprotegida? Esto incluye datos almacenados electrónicamente. Revise los escritorios, fotocopiadoras, buzones, vehículos y botes de basura. ¿Qué ocurre en las habitaciones de la oficina o en el hogar donde podría haber acceso no autorizado?
- ¿Quién autoriza o controla la entrega y eliminación de la información del contribuyente, incluidos los datos almacenados electrónicamente?
- ¿Están cerradas las puertas de las salas de archivos y computadoras?
- ¿Existe una manera segura de eliminar la información del contribuyente, como trituradoras, cajas de calcinar, o áreas temporales para guardar la información hasta que puede ser eliminada apropiadamente?
