WASHINGTON – El Servicio de Impuestos Internos, IRS, les recuerda a las pequeñas empresas sobre la variedad de productos gratuitos disponibles que pueden ayudarles a comprender y cumplir con las leyes. Los productos varían entre calculadoras en línea y calendarios imprimibles, a guías (en inglés) que le ayudan en cada paso y una serie de seminarios virtuales educativos, todos disponibles en IRS.gov.
Las leyes federales requieren que la mayoría de los empleadores retengan el impuesto federal de los sueldos de sus empleados. Las herramientas del IRS pueden ayudar a pequeñas empresas a comprender algunos de los requisitos para la retención, la información que se debe presentar y el pago de impuestos de nómina que se debe hacer. La página oficial del IRS, IRS.gov, ofrece información fácil de obtener y guías acerca de qué formularios los empleadores deben usar, así como toda la información (en inglés) de cómo y cuándo depositar y reportar impuestos de nómina (en inglés).
El impuesto federal – Las pequeñas empresas primero necesitan calcular cuánto deben retener. Los empleadores de pequeñas empresas pueden llegar a conocer este proceso mejor si comienzan con el Formulario W-4 (en inglés) de un empleado y las tablas de retención que describe la Publicación 15, Guía tributaria para empleadores (en inglés).
El impuesto de Seguro Social y Medicare – La mayoría de los empleadores también retienen impuestos de seguro social y Medicare (en inglés) de los sueldos de los empleados y los depositan junto con la cantidad combinada del empleador. En el año 2013, a los empleadores se les dio la responsabilidad de retener el impuesto adicional de Medicare de los sueldos que superan la cantidad del umbral. No existe un sistema para igualar contribuciones por parte del empleador para el impuesto adicional de Medicare y ciertos tipos de salarios y compensación no están sujetos a la retención.
Impuesto Federal por Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) – Los empleadores reportan y pagan el impuesto FUTA (en inglés) por separado. Los empleados no tienen que pagar este impuesto y tampoco se les retiene de su paga. El impuesto FUTA se paga directamente de los fondos de la pequeña empresa.
Cómo depositar impuestos de nómina – Generalmente, empleadores pagan impuestos de nómina haciendo depósitos tributarios por medio del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales(EFTPS por sus siglas en inglés). La cantidad de impuestos que se retiene determina cuándo debe hacer los depósitos. La Publicación 3151-A, El ABC del FTDs: Guía de recursos para comprender los depósitos de impuestos federales (en inglés) y el Calendario de impuestos para negocios y trabajadores por cuenta propia son herramientas útiles.
Si no entrega el depósito a tiempo, podría resultar en una multa por incumplimiento del pago de depósito o un cobro de hasta el 15 por ciento. Sin embargo, la multa se puede eliminar si el empleador tiene historial de presentar las declaraciones requeridas y de hacer los pagos tributarios a tiempo. Para más información, vea la página titulada Alivio de multa debido a reducción de cobro primerizo (en inglés) en IRS.gov.
Cómo reportar impuestos de nómina – Generalmente, los empleadores reportan salarios y compensación a sus empleados al llenar los formularios requeridos (en inglés) con el IRS. Al presentar los formularios 940, 941, 943, 944 y 945 electrónicamente, lo estará haciendo de la manera más fácil, segura y precisa. Los empleadores que presentan declaraciones cada trimestre con un total aproximado de $1,000 o menos para el año calendario, ahora tienen la opción de presentar anualmente (en inglés) si así lo prefieren. Al final del año, el empleador debe proveer a sus empleados un Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos, para reportar salarios, propinas y otro tipo de compensación. Las pequeñas empresas presentan el formulario W-2 y el Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos, con la Administración del Seguro Social y si es requerido, otros departamentos tributarios estatales o locales.
